Depuis quelques années, les prestations téléphoniques externalisées ont de plus en plus le vent en poupe. Ce sont des services qui permettent de chouchouter ses clients et de les fidéliser. Sur le marché il existe de différentes prestations téléphoniques en fonction de vos besoins. La permanence téléphonique et le télésecrétariat sont souvent confondus. Mais, sachez qu’il existe des différences entre les deux prestations. Quelles sont ces différences ? Comment choisir le service téléphonique qui répond à vos besoins ? Les lignes qui suivent en font le point.

Qu’est-ce que le télésecrétariat ?

Le télésecrétariat est bien différent de la permanence téléphonique. D’une manière générale, le télésecrétaire gère toutes les tâches administratives d’une entreprise ou bien d’une personne. Il s’agit d’une solution plus complète que la gestion des appels entrants. Il faut dire que la permanence téléphonique fait partie des tâches du secrétariat externalisé. Pour une entreprise, il est possible de choisir entre deux types de prestataires. En effet, vous pouvez choisir entre des secrétaires indépendantes ou des prestataires de services comme une permanence téléphonique à Madagascar.

Confier les tâches administratives et commerciales à un prestataire permet de bénéficier de nombreux avantages. En effet, recourir à un service de télésecrétariat permet de réduire les coûts et offre plus de flexibilités. Les télésecrétaires, du fait de leur flexibilité, s’adaptent aux besoins de ses clients. Entre la saisie, la mise en page, la vérification, l’archivage des documents, la gestion des courriers, la retranscription des supports audio… les télésecrétaires proposent des services basiques de secrétariat. Mais, ils peuvent également proposer d’autres services comme la facturation, la mise à jour de fichiers clients, des enquêtes de satisfaction, la permanence téléphonique, la relance téléphonique ou encore la téléprospection.

Qu’est la permanence téléphonique ?

Comme vue ci-dessus, la permanence téléphonique fait partie de l’un des services du télésecrétariat. C’est un service de gestion des appels entrant d’une entreprise. En effet, ce service permet, essentiellement, d’externaliser la gestion des appels entrants. Il fournit, par la suite, des informations et des données exactes aux appelants. Avec une permanence téléphonique, vous vous assurez de rester joignable à tout moment.

D’une manière générale, les permanences téléphoniques assurent un service 7j/7 et 24 h/24. Le service téléphonique est utile pour toute entreprise, quel que soit son domaine (profession de santé, profession libérale, artisanat…). La gestion des appels téléphoniques englobe quelques tâches. Dans un premier temps, le téléconseiller réceptionne les appels entrants d’une entreprise. Il renseigne les appelants sur les activités de l’entreprise ou bien sur l’état de leurs opérations en cours. Il identifie les raisons de l’appel et prend note des informations importantes pour les transférer à l’entreprise.

Que choisir : permanence téléphonique ou télésecrétariat ?

Le choix entre la permanence téléphonique et le service de télésecrétariat dépend entièrement de vos besoins. Il vous faudra alors lister vos besoins, déterminer les tâches que vous souhaitez garder en interne et ceux que vous désirez externaliser. Les deux solutions permettent de vous libérer et d’avoir plus de temps à consacrer à votre activité principale. En optant pour une permanence téléphonique, vous vous assurez que les appels de vos clients ou de vos prospects ne sonnent plus dans le vide en cas d’absence.

Vos collaborateurs ne sont plus dérangés par les appels. De plus l’accueil téléphonique de votre entreprise a une dimension plus humaine et est disponible avec une large amplitude horaire. De quoi améliorer l’image de marque et la notoriété de votre entreprise. Avec un service de télésecrétariat, vous bénéficierez des avantages de la permanence téléphonique. En plus, vous vous affranchissez d’autres tâches chronophages. Il vous sera également possible de confier des tâches administratives diverses à un service de télésecrétariat comme la rédaction des comptes-rendus, la saisie de lettres, l’envoi des courriers. Les télésecrétaires peuvent également assurer le service après-vente et est l’interface avec les interlocuteurs de l’entreprise (fournisseurs, prestataires…).